Una de las dudas más habituales en autónomos y pequeños negocios es saber qué gastos son realmente deducibles y cuáles no. En la práctica profesional, muchos problemas con Hacienda no surgen por ocultar ingresos, sino por deducir gastos que no cumplen los criterios legales.
“Si lo pago yo y lo uso para trabajar, ¿puedo deducirlo?”
La respuesta corta es: depende.
En esta guía te explico de forma sencilla cómo funciona la deducción de gastos, qué mira Hacienda y cómo evitar errores habituales.
Qué es un gasto deducible según Hacienda
Un gasto deducible es aquel que reduce el rendimiento de tu actividad, siempre que cumpla todos los requisitos legales.
Hacienda exige tres criterios básicos:
Que esté relacionado con la actividad
El gasto debe ser necesario para desarrollar tu trabajo.
No basta con que “te venga bien”.
Ejemplos claros:
- Material profesional
- Servicios necesarios para la actividad
- Herramientas de trabajo
Que esté correctamente justificado
Esto implica:
- Factura completa, no ticket simple
- Datos fiscales correctos
- Concepto claro
Este punto genera muchos problemas. En este artículo se detallan errores habituales en la práctica real: Errores fiscales que cometen los autónomos y cómo evitarlos
Que esté registrado correctamente
El gasto debe:
- Estar contabilizado
- Declararse en el período correcto
- Coincidir con lo declarado en impuestos
Gastos deducibles más habituales (y los que generan dudas)
Material y suministros
Deducibles si:
- Se usan para la actividad
- Están justificados
Ejemplos:
- Papelería
- Material informático
- Herramientas profesionales
Servicios profesionales
Incluyen:
- Asesoramiento fiscal o contable
- Servicios legales
- Software profesional
Muchos autónomos optan por apoyo profesional continuado en la gestión fiscal para evitar errores recurrentes desde el inicio. Orientación especializada para trabajadores por cuenta propia
Gastos de vehículo
Aquí surgen muchos conflictos con Hacienda.
En general:
- Uso exclusivo profesional → deducción más clara
- Uso mixto → deducción limitada o discutible
Es uno de los puntos más revisados en comprobaciones.
Vivienda y suministros
Si trabajas desde casa:
- Solo se deduce la parte proporcional
- Debe estar comunicada a Hacienda
- Requiere cálculo correcto
Este tipo de gastos suelen aparecer en requerimientos posteriores si no están bien justificados. Requerimientos de Hacienda: qué son y cómo responder
Gastos NO deducibles (aunque lo parezcan)
Errores muy comunes:
- Ropa de uso general
- Comidas personales
- Gastos familiares
- Multas y sanciones
Aunque se paguen desde la cuenta profesional, no todo es deducible.
Casos prácticos reales
Caso 1: Autónomo que deduce gastos sin factura
Compra material y guarda tickets.
Problema: el ticket no permite deducción completa
Resultado: regularización y posible sanción
Caso 2: Uso del coche sin justificar
Se deducen gastos de combustible sin justificar uso profesional.
Resultado habitual: Hacienda rechaza el gasto
Cómo evitar problemas con los gastos deducibles
Buenas prácticas reales:
- Pedir siempre factura completa
- Separar cuentas personales y profesionales
- Revisar gastos antes de declarar
- No asumir que “todo vale”
Muchos autónomos prefieren revisar sus gastos con criterio experto, especialmente cuando su volumen crece o su situación se complica.
¿Cuándo conviene revisar los gastos con un profesional?
Especialmente cuando:
- Trabajas desde casa
- Usas vehículo
- Tienes gastos mixtos
- Has recibido un requerimiento
En estos casos, contar con acompañamiento fiscal personalizado ayuda a:
- Evitar sanciones
- Pagar solo lo justo
- Dormir tranquilo
Opciones habituales:
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo deducir un gasto si no tengo factura?
No. Sin factura completa, Hacienda puede rechazarlo.
¿Un gasto pequeño siempre pasa desapercibido?
No. En inspecciones se revisa el conjunto, no solo importes altos.
¿Puedo deducir gastos aunque no haya tenido ingresos?
Sí, si existe actividad y el gasto está vinculado a ella.
Conclusión
Saber qué gastos son deducibles no va de buscar el límite, sino de aplicar correctamente los criterios de Hacienda. La mayoría de problemas fiscales relacionados con gastos se deben a errores evitables.
Entender las reglas y aplicarlas con criterio es la mejor forma de proteger tu actividad.