El SII, un sistema que muchas empresas aún no entienden del todo
El Suministro Inmediato de Información (SII) es uno de los cambios fiscales más importantes que Hacienda ha implantado en los últimos años. Aunque lleva tiempo en funcionamiento, muchas empresas siguen sin tener claro qué es el SII de Hacienda, cómo se aplica y si realmente afecta o no a su negocio.
Si gestionas una pyme, una empresa mediana o trabajas como responsable financiero, este sistema puede parecer complejo, pero en realidad sigue una lógica muy clara: Hacienda quiere disponer casi en tiempo real de los registros de facturación de determinadas empresas.
En esta guía te explico de manera sencilla qué es el SII, a quién afecta, qué obligaciones implica, cómo funciona y qué ventajas o desafíos presenta para las empresas que están dentro del sistema.
Qué es el SII de Hacienda
El SII (Suministro Inmediato de Información) es un sistema electrónico que obliga a determinadas empresas a enviar a la Agencia Tributaria los registros de facturas emitidas y recibidas casi en tiempo real, en lugar de presentarlos solo trimestralmente como ocurre con el IVA tradicional.
En lugar de enviar un libro de IVA completo al final del trimestre, las empresas deben comunicar sus facturas a Hacienda en un plazo máximo de 4 días hábiles desde su emisión o recepción.
Es decir:
- El SII no cambia la forma de facturar.
- Cambia la forma y el momento en que se envía la información a Hacienda.
Cuándo afecta el SII a una empresa
No todas las compañías están obligadas a usar el SII. De hecho, solo un porcentaje reducido entra en este sistema por obligación, aunque otras pueden adherirse de forma voluntaria.
El SII afecta obligatoriamente a:
- Empresas con facturación anual superior a 6 millones de euros.
- Empresas inscritas en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA).
- Grupos de IVA.
- Grandes empresas que envían información diaria por normativa.
También afecta a cualquier empresa que se adhiera voluntariamente, normalmente Para beneficiarse de:
- Devolución mensual del IVA.
- Automatización de registros.
- Mayor control contable interno.
Si tu empresa no supera esos límites, no estás dentro del SII por obligación, pero es importante conocerlo si piensas crecer, solicitar REDEME o formar parte de un grupo empresarial.
Qué información se envía a través del SII
El SII obliga a enviar de manera electrónica varios libros de registro:
Libro registro de facturas emitidas
Se incluyen datos como:
- Número de factura
- Fecha
- Base imponible
- IVA
- Identificación del cliente
- Descripción de la operación
Libro registro de facturas recibidas
Incluye las compras y gastos, con datos de:
- Proveedor
- Fecha de emisión
- Fecha de contabilización
- Tipo de gasto
- Importe y cuota deducible
Libro de bienes de inversión
Solo para empresas que tengan activos amortizables.
Libro de operaciones intracomunitarias
Para compras y ventas dentro de la UE.
Estos libros se envían digitalmente, no en PDF, sino en formato estructurado que Hacienda lee automáticamente.
Plazos del SII: el detalle más importante
La clave del SII está en los plazos:
4 días hábiles
para enviar cada registro de factura.
8 días hábiles
si la factura la emite un tercero (por ejemplo, un proveedor de facturación externa).
Excepciones:
Durante agosto y para operaciones en efectivo, los plazos pueden ampliarse ligeramente, aunque lo habitual es cumplir las 96 horas de margen.
Cumplir plazos es fundamental, porque Hacienda considera el retraso en los envíos como una infracción tributaria.
Cómo funciona el SII en la práctica
El SII se basa en el envío automático de datos de facturación desde el software contable o de gestión empresarial.
Flujo habitual:
- Generas o recibes una factura.
- Tu programa contable la registra.
- El sistema envía automáticamente la información a la AEAT.
- Hacienda valida o devuelve errores.
- Todo queda sincronizado en tiempo real.
La mayoría de empresas conectan su ERP o software de facturación mediante API o web services para enviar los datos automáticamente sin intervención manual.
En caso de errores, el sistema devuelve un aviso para corregirlos en el libro registro.
Ventajas del SII para las empresas
Aunque para algunas empresas puede sentirse como una carga, el SII tiene ventajas importantes:
Menos errores contables
Hacienda revisa y valida los datos casi al instante.
Devoluciones de IVA más rápidas
Especialmente útil para empresas en REDEME.
Reducción de requerimientos
La AEAT tiene toda la información, por lo que hay menos inspecciones relacionadas con incoherencias de IVA.
Eliminación de modelos informativos
Las empresas en SII no presentan modelo 347, 340 ni 390, porque toda esa información ya está incluida en los envíos del SII.
Mejor control interno
Las empresas tienen una contabilidad más actualizada y fiable.
Desventajas o desafíos del SII
No todo son ventajas. Entrar en el SII también implica:
Mayor disciplina administrativa
El retraso en los envíos de facturas puede ser sancionable.
Dependencia absoluta del software
Si el ERP falla, también fallan los envíos.
Costes de adaptación
Cambiar sistemas puede requerir inversión inicial.
Mayor visibilidad ante Hacienda
La AEAT recibe tus operaciones casi en tiempo real.
Aun así, para empresas con volumen o estructuras complejas, el SII suele ser más una ventaja que un problema.
Qué software necesitas para cumplir con el SII
Para cumplir correctamente, tu empresa debe utilizar un software que:
- Permita generar los libros registro en formato compatible con AEAT.
- Esté conectado mediante API o Web Service.
- Automatice el envío de datos en tiempo real.
- Gestione errores o rechazos según las respuestas de la AEAT.
La mayoría de soluciones ERP modernas (A3, Sage, Holded, Odoo, SAP…) ya integran compatibilidad con SII.
Qué pasa si tu empresa no cumple con el SII
No cumplir con los plazos o enviar datos incorrectos puede conllevar sanciones, especialmente si los retrasos afectan a la liquidación del IVA.
Las sanciones pueden ser:
- Multas por cada registro no enviado.
- Requerimientos adicionales de la AEAT.
- Restricciones en devoluciones de IVA.
- Mayor probabilidad de inspección.
En empresas grandes, un retraso de horas puede incluir cientos o miles de facturas, por lo que es esencial automatizar y supervisar el proceso.
¿Debería tu empresa adherirse voluntariamente al SII?
Para pymes y empresas medianas, adherirse al SII de forma voluntaria puede ser beneficioso si:
- Tienes un alto volumen de facturas.
- Necesitas devoluciones mensuales de IVA.
- Quieres evitar presentar modelos informativos.
- Buscas un control contable más riguroso.
Pero si gestionas pocos documentos o no tienes herramientas digitales avanzadas, puede que no te compense.
Entender el SII te ayuda a decidir si tu empresa debe adaptarse
El Suministro Inmediato de Información ha cambiado por completo la relación entre Hacienda y las empresas obligadas a usarlo. Saber qué es el SII de Hacienda y cuándo afecta a tu empresa te permite anticiparte, cumplir normativas y decidir si te conviene adherirte de forma voluntaria.